Instrukcja AMU (komitetu ds. środowiska pracy) dla Valdres Landbrukstjenester SA
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Nr org. 971 537 906
BHP (HSE)
Instrukcja dla komisji ds. środowiska pracy
Strona 1
Instrukcja dla komisji ds. środowiska pracy (AMU)
Valdres Landbrukstjenester SA
Zobowiązująca współpraca na rzecz bezpiecznego, włączającego i w pełni odpowiedniego środowiska pracy
Typ dokumentu
Dokument nadrzędny BHP
Obowiązuje od
Zatwierdzone przez
Komisja ds. środowiska pracy / kierownik
Rewizja
Co roku i w razie potrzeby
1. Cel i zakres
Komisja ds. środowiska pracy (AMU) ma być stałym i bezpiecznym miejscem współpracy między pracodawcą, pracownikami i służbą BHP w Valdres Landbrukstjenester SA (VLT). Komisja ma przyczyniać się do w pełni bezpiecznego środowiska pracy przez systematyczną, zapobiegawczą i włączającą pracę BHP.
Instrukcja obowiązuje w całej firmie i obejmuje zarówno administrację, jak i pracowników wykonujących pracę w gospodarstwach. Instrukcja opiera się na ustawie o środowisku pracy §§ 7-1 do 7-3 oraz na rozporządzeniu o organizacji, kierowaniu i współudziale, rozdziały 2 i 3.
2. Mandat i główne zadania
AMU ma śledzić rozwój środowiska pracy i pomagać, aby VLT planowało, ustalało priorytety i wdrażało potrzebne działania. Komisja ma między innymi:
rozpatrywać plany, które mogą mieć istotne znaczenie dla środowiska pracy
śledzić kontrole, oceny ryzyka, obchody BHP i plany działania
przeglądać odstępstwa, zdarzenia potencjalnie wypadkowe, wypadki przy pracy i choroby związane z pracą, aby zapobiegać ich powtórzeniu
zwracać szczególną uwagę na ryzyko pracy w pojedynkę, obchodzenia się ze zwierzętami, maszyn, zakażeń, chemikaliów, obciążeń ergonomicznych, podróży między miejscami pracy i warunków psychospołecznych
omawiać szkolenia, instruktaż, używanie sprzętu ochronnego i inne działania zapobiegawcze
śledzić rozwój absencji chorobowej na poziomie ogólnym, bez przetwarzania danych osobowych, które nie są konieczne
rozpatrywać pytania od pracowników, męża zaufania ds. BHP i kierownictwa dotyczące środowiska pracy
sporządzać roczny raport z pracy AMU
3. Skład i role
Strona pracodawcy i strona pracowników mają mieć tyle samo przedstawicieli. Mąż zaufania ds. BHP ma być reprezentowany. Gdy VLT jest związane ze służbą medycyny pracy, ma ona być reprezentowana w AMU bez prawa głosu.
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Nr org. 971 537 906
BHP (HSE)
Instrukcja dla komisji ds. środowiska pracy
Strona 2
Rola
Odpowiedzialność
Przewodniczący
Ustala plan spotkań, zatwierdza porządek obrad i prowadzi spotkania. Funkcja przewodniczącego przechodzi na zmianę między stroną pracodawcy a stroną pracowników.
Sekretarz
Wysyła zaproszenia, przygotowuje dokumenty, pisze protokół i śledzi realizację decyzji.
Członkowie
Przygotowują sprawy, aktywnie uczestniczą, reprezentują swoją stronę i pomagają w realizacji.
Zastępcy członków Uczestniczą, gdy stały członek jest nieobecny, i mają otrzymać potrzebne informacje, aby
móc pełnić tę funkcję.
Aktualny wykaz członków, osobistych zastępców, strony, którą reprezentują, okresu pełnienia funkcji i danych kontaktowych ma być archiwizowany w systemie BHP i podany do wiadomości wszystkim pracownikom.
4. Spotkania i rozpatrywanie spraw
AMU ma zwykle odbywać co najmniej cztery spotkania w roku. Dodatkowo należy zwołać spotkanie, gdy zażąda tego co najmniej dwóch członków lub gdy sprawa nie może czekać.
Porządek obrad i odpowiednie dokumenty należy zwykle wysłać co najmniej tydzień przed spotkaniem.
Wszyscy członkowie mogą zgłaszać sprawy. Pracownicy mogą kontaktować się z AMU bezpośrednio w sprawach środowiska pracy.
AMU ma dążyć do zgody. Przy głosowaniu stanowiska obu stron mają być widoczne w protokole. Przy równej liczbie głosów decyduje głos przewodniczącego.
Decyzje mają mieć osobę odpowiedzialną i termin. Otwarte działania mają być omawiane na każdym spotkaniu, aż zostaną zakończone.
Należy prowadzić protokół spotkania, który pokazuje czas i miejsce, uczestników i nieobecności, rozpatrzone sprawy, decyzje, osobę odpowiedzialną, terminy i ewentualne zdania odrębne. Protokół ma być zatwierdzony i udostępniony pracownikom, z uwzględnieniem tajemnicy służbowej i ochrony danych.
5. Pełnomocnictwa i realizacja
AMU może żądać konkretnych działań, gdy jest to konieczne dla ochrony życia i zdrowia, w ramach ustawy o środowisku pracy. Komisja może też prosić o badania, pomiary i pomoc ekspertów. Jeśli pracodawca nie wykona decyzji, sprawa i uzasadnienie mają być udokumentowane.
AMU nie przejmuje codziennej odpowiedzialności pracodawcy ani zadań męża zaufania ds. BHP. Kierownik odpowiada za to, aby decyzje i działania były realizowane w organizacji.
6. Tajemnica służbowa, ochrona danych i bezstronność
Członkowie mają traktować informacje o sprawach osobistych i handlowych jako poufne. AMU ma zajmować się systemami, ryzykiem i zapobieganiem, a nie ma być forum do zwykłego rozpatrywania spraw kadrowych. Członek, który jest bezpośrednio zaangażowany w sprawę, ma o tym poinformować, aby komisja mogła ocenić jego bezstronność.
7. Szkolenie
Członkowie AMU mają otrzymać szkolenie potrzebne do prawidłowego pełnienia funkcji. Zasadą główną jest co najmniej 40 godzin szkolenia. Krótsze szkolenie można
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Nr org. 971 537 906
BHP (HSE)
Instrukcja dla komisji ds. środowiska pracy
Strona 3
uzgodnić tylko wtedy, gdy strony wspólnie uznają to za bezpieczne w świetle ryzyka w firmie. Szkolenie ma być udokumentowane.
8. Roczny plan pracy AMU
Okres
Stałe tematy
kwartał
Raport roczny, cele BHP, absencja chorobowa, plan kompetencji i szkoleń.
kwartał
Oceny ryzyka, obchody BHP, praca sezonowa, gospodarka halowa (stølsdrift) i gotowość kryzysowa.
kwartał
Odstępstwa i niepożądane zdarzenia, praca w pojedynkę, psychospołeczne środowisko pracy i realizacja działań.
kwartał
Ocena pracy BHP, rewizja procedur, potrzeby budżetowe i plan spotkań na przyszły rok.
9. Dokumentacja i archiwizacja
Zaproszenia, porządki obrad, protokoły spotkań, aktualny wykaz członków, dokumentacja wyborów i okresu pełnienia funkcji, odbyte szkolenia AMU, oceny ryzyka, plany działania, raporty roczne i dokumentacja realizacji decyzji mają być archiwizowane w systemie BHP VLT. Dokumentacja ma być datowana, możliwa do prześledzenia, aktualna i dostępna przy audycie wewnętrznym i ewentualnej kontroli.
10. Rewizja i zatwierdzenie
Instrukcję należy przeglądać co najmniej raz w roku, a także gdy zmieniają się przepisy, organizacja lub obraz ryzyka. Zmiany mają być rozpatrzone w AMU i zatwierdzone przez kierownika. Zatwierdzenie elektroniczne ma być udokumentowane datowanym protokołem spotkania, rejestrem zatwierdzeń lub podobną dokumentacją w systemie BHP.
Rola
Imię i nazwisko
Zatwierdzenie
Data
Przewodniczący AMU
Gina Ellevog
Zatwierdzone elektronicznie
Kierownik
Sissel Skarsbø
Zatwierdzone elektronicznie
11. Lista kontrolna dokumentacji AMU
Lista kontrolna jest używana przy corocznym przeglądzie, audycie wewnętrznym i przygotowaniu do ewentualnej kontroli. Dokumentacja musi być datowana, aktualna, możliwa do prześledzenia i zarchiwizowana w systemie HSE w VLT.
Dokumentacja
Punkt kontrolny
Status Umiejscowienie /
data
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Nr org. 971 537 906
BHP (HSE)
Instrukcja dla komisji ds. środowiska pracy
Strona 4
Powołanie i wybór
Dokumentacja wyboru lub powołania przedstawicieli i osobistych zastępców.
Lista członków
Imię i nazwisko, rola, reprezentacja, dane kontaktowe i okres pełnienia funkcji są aktualne.
Szkolenie AMU
Zaświadczenia o szkoleniu i ewentualna umowa o krótszym szkoleniu są udokumentowane.
Plan spotkań
Roczny plan spotkań jest ustalony i zaplanowano co najmniej cztery spotkania.
Zaproszenie i porządek obrad
Zaproszenie, porządek obrad i istotne dokumenty są zarchiwizowane dla każdego spotkania.
Protokoły spotkań
Protokoły pokazują czas, miejsce, uczestników, nieobecności, sprawy, decyzje, odpowiedzialność, terminy i ewentualne zdania odrębne.
Realizacja decyzji
Decyzje i otwarte działania są wpisane do planu działań i śledzone aż do zamknięcia.
Oceny ryzyka
Aktualne analizy i oceny ryzyka zostały omówione w AMU.
Odchylenia i zdarzenia
Odchylenia, zdarzenia potencjalnie wypadkowe, wypadki przy pracy i choroby związane z pracą zostały przejrzane i rozpatrzone.
Obchody BHP
Raporty z obchodów BHP i związane z nimi działania są udokumentowane.
Absencja chorobowa i środowisko pracy
Ogólny rozwój sytuacji i działania zapobiegawcze są omawiane bez zbędnych danych osobowych.
Raport roczny
Raport roczny podsumowuje spotkania, rozpatrzone sprawy, decyzje, działania i dalsze priorytety.
Coroczny przegląd
Instrukcja AMU i odpowiednie procedury HSE zostały przejrzane i zaktualizowane.
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Nr org. 971 537 906
BHP (HSE)
Instrukcja dla komisji ds. środowiska pracy
Strona 5
Zatwierdzenie
Zatwierdzenie elektroniczne można udokumentować protokołem spotkania, rejestrem zatwierdzeń lub podobnym śladem.