AMU-instructie voor Valdres Landbrukstjenester SA
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Org.nr. 971 537 906
HSE
Instructie voor de arbeidsomstandighedencommissie
Pagina 1
Instructie voor de arbeidsomstandighedencommissie (AMU)
Valdres Landbrukstjenester SA
Een bindende samenwerking voor een veilige, inclusieve en volledig verantwoorde werkomgeving
Documenttype
Sturend HSE-document
Geldig vanaf
Goedgekeurd door
Arbeidsomstandighedencommissie / directeur
Revisie
Jaarlijks en bij behoefte
1. Doel en toepassingsgebied
De arbeidsomstandighedencommissie (AMU) moet een vast en veilig forum zijn voor samenwerking tussen de werkgever, de werknemers en de arbodienst in Valdres Landbrukstjenester SA (VLT). De commissie moet bijdragen aan een volledig verantwoorde werkomgeving door systematisch, preventief en inclusief HSE-werk.
De instructie geldt voor het hele bedrijf en omvat zowel de administratie als werknemers die werk uitvoeren op de boerderijen. De instructie is gebaseerd op de arbeidsmilieuwet §§ 7-1 tot 7-3 en de verordening over organisatie, leiding en medezeggenschap, hoofdstuk 2 en 3.
2. Mandaat en hoofdtaken
De AMU moet de ontwikkeling van de werkomgeving volgen en eraan bijdragen dat VLT noodzakelijke maatregelen plant, prioriteert en uitvoert. De commissie moet onder meer:
plannen behandelen die van wezenlijk belang kunnen zijn voor de werkomgeving
inventarisaties, risicobeoordelingen, veiligheidsrondes en actieplannen opvolgen
afwijkingen, bijna-ongevallen, arbeidsongevallen en werkgerelateerde ziekte doornemen om herhaling te voorkomen
bijzondere aandacht hebben voor risico's bij alleen werken, omgang met dieren, machines, besmetting, chemicaliën, ergonomische belasting, reizen tussen werkplekken en psychosociale omstandigheden
opleiding, instructie, gebruik van beschermingsmiddelen en andere preventieve maatregelen bespreken
de ontwikkeling van het ziekteverzuim op overkoepelend niveau volgen zonder persoonsgegevens te behandelen die niet noodzakelijk zijn
vragen van werknemers, veiligheidsvertegenwoordigers en de leiding over de werkomgeving behandelen
een jaarlijks verslag opstellen over het werk in de AMU
3. Samenstelling en rollen
De werkgevers- en werknemerszijde moeten evenveel vertegenwoordigers hebben. De veiligheidsvertegenwoordiger moet vertegenwoordigd zijn. Wanneer VLT is aangesloten bij een bedrijfsgezondheidsdienst, moet deze zonder stemrecht in de AMU vertegenwoordigd zijn.
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Org.nr. 971 537 906
HSE
Instructie voor de arbeidsomstandighedencommissie
Pagina 2
Rol
Verantwoordelijkheid
Voorzitter
Stelt het vergaderschema op, keurt de agenda goed en leidt de vergaderingen. Het voorzitterschap wisselt tussen de werkgevers- en werknemerszijde.
Secretaris
Verstuurt de uitnodiging, bereidt documenten voor, maakt het verslag en volgt besluiten op.
Leden
Bereiden zaken voor, nemen actief deel, vertegenwoordigen hun zijde en dragen bij aan opvolging.
Plaatsvervangende leden Komen wanneer een vast lid verhinderd is en moeten de nodige informatie krijgen om
de functie te kunnen uitoefenen.
Een actueel overzicht van leden, persoonlijke plaatsvervangers, welke zijde zij vertegenwoordigen, zittingsduur en contactgegevens moet in het HSE-systeem worden gearchiveerd en aan alle werknemers bekend worden gemaakt.
4. Vergaderingen en behandeling van zaken
De AMU moet normaal gesproken minstens vier vergaderingen per jaar houden. Daarnaast moet er worden bijeengeroepen wanneer minstens twee leden dat eisen, of wanneer een zaak niet kan wachten.
De agenda en relevante documenten moeten normaal gesproken minstens één week voor de vergadering worden verstuurd.
Alle leden kunnen zaken aanmelden. Werknemers kunnen de AMU rechtstreeks benaderen over vragen over de werkomgeving.
De AMU moet overeenstemming zoeken. Bij stemming moeten de standpunten van beide zijden in het verslag worden vermeld. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
Besluiten moeten een verantwoordelijke persoon en een termijn hebben. Openstaande maatregelen moeten in elke vergadering worden opgevolgd totdat ze zijn afgerond.
Er moet een vergaderverslag worden gemaakt met tijd en plaats, deelnemers en afwezigen, behandelde zaken, besluiten, verantwoordelijke persoon, termijnen en eventuele minderheidsstandpunten. Het verslag moet worden goedgekeurd en beschikbaar worden gesteld aan de werknemers, met inachtneming van geheimhoudingsplicht en privacy.
5. Bevoegdheden en opvolging
De AMU kan concrete maatregelen eisen wanneer dat nodig is om leven en gezondheid te beschermen, binnen de kaders van de arbeidsmilieuwet. De commissie kan ook onderzoeken, metingen en deskundige bijstand vragen. Als de werkgever een besluit niet opvolgt, moeten de zaak en de motivering worden gedocumenteerd.
De AMU neemt niet de dagelijkse werkgeversverantwoordelijkheid of de taken van de veiligheidsvertegenwoordiger over. De directeur is verantwoordelijk voor het opvolgen van besluiten en maatregelen in de organisatie.
6. Geheimhoudingsplicht, privacy en onpartijdigheid
De leden moeten informatie over persoonlijke en zakelijke omstandigheden vertrouwelijk behandelen. De AMU moet werken met systemen, risico en preventie, en mag geen forum zijn voor de gewone behandeling van personeelszaken. Een lid dat direct bij een zaak betrokken is, moet dit melden, zodat de commissie de onpartijdigheid kan beoordelen.
7. Opleiding
Leden van de AMU moeten de opleiding krijgen die nodig is om de functie op verantwoorde wijze uit te voeren. De hoofdregel is minstens 40 uur opleiding. Kortere opleiding kan alleen
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Org.nr. 971 537 906
HSE
Instructie voor de arbeidsomstandighedencommissie
Pagina 3
worden afgesproken wanneer de partijen samen oordelen dat dit verantwoord is gezien de risico's in het bedrijf. De opleiding moet worden gedocumenteerd.
8. Jaarplanning voor de AMU
Periode
Vaste thema's
kwartaal
Jaarverslag, HSE-doelen, ziekteverzuim, competentie- en opleidingsplan.
kwartaal
Risicobeoordelingen, veiligheidsrondes, seizoenswerk, zomerbedrijf op de stølen en noodplanning.
kwartaal
Afwijkingen en ongewenste gebeurtenissen, alleen werken, psychosociale werkomgeving en opvolging van maatregelen.
kwartaal
Evaluatie van het HSE-werk, herziening van routines, budgetbehoefte en vergaderschema voor het volgende jaar.
9. Documentatie en archivering
Uitnodigingen, agenda's, vergaderverslagen, actueel ledenoverzicht, documentatie van verkiezingen en zittingsduur, gevolgde AMU-opleiding, risicobeoordelingen, actieplannen, jaarverslagen en documentatie van de opvolging van besluiten moeten worden gearchiveerd in het HSE-systeem van VLT. De documentatie moet gedateerd, traceerbaar, actueel en beschikbaar zijn bij interne audit en eventueel toezicht.
10. Revisie en goedkeuring
De instructie moet minstens één keer per jaar worden doorgenomen en verder wanneer de regelgeving, de organisatie of het risicobeeld verandert. Wijzigingen moeten in de AMU worden behandeld en door de directeur worden goedgekeurd. Elektronische goedkeuring moet kunnen worden gedocumenteerd via een gedateerd vergaderverslag, goedkeuringslog of vergelijkbare traceerbare documentatie in het HSE-systeem.
Rol
Naam
Goedkeuring
Datum
Voorzitter van de AMU
Gina Ellevog
Elektronisch goedgekeurd
Directeur
Sissel Skarsbø
Elektronisch goedgekeurd
11. Checklist voor AMU-documentatie
De checklist wordt gebruikt bij de jaarlijkse doorloop, interne audit en voorbereiding op eventueel toezicht. De documentatie moet gedateerd, bijgewerkt, traceerbaar en gearchiveerd zijn in het HSE-systeem van VLT.
Documentatie
Controlepunt
Status Plaats /
datum
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Org.nr. 971 537 906
HSE
Instructie voor de arbeidsomstandighedencommissie
Pagina 4
Benoeming en verkiezing
Documentatie van de verkiezing of benoeming van vertegenwoordigers en persoonlijke plaatsvervangers.
Ledenoverzicht
Naam, rol, vertegenwoordiging, contactgegevens en zittingsduur zijn bijgewerkt.
AMU-opleiding
Opleidingsbewijzen en een eventuele afspraak over een kortere opleiding zijn gedocumenteerd.
Vergaderplan
Het jaarlijkse vergaderplan is vastgesteld en er zijn minstens vier vergaderingen gepland.
Uitnodiging en agenda
Uitnodiging, agenda en relevante stukken zijn voor elke vergadering gearchiveerd.
Notulen
De notulen vermelden tijd, plaats, deelnemers, afwezigen, punten, besluiten, verantwoordelijkheid, termijnen en eventuele minderheidsstandpunten.
Opvolging van besluiten
Besluiten en openstaande maatregelen staan in het actieplan en worden opgevolgd tot ze zijn afgesloten.
Risicobeoordelingen
Bijgewerkte inventarisaties en risicobeoordelingen zijn in de AMU behandeld.
Afwijkingen en incidenten
Afwijkingen, bijna-ongevallen, arbeidsongevallen en werkgerelateerde ziekte zijn doorgenomen en opgevolgd.
Veiligheidsrondes
Rapporten van veiligheidsrondes en bijbehorende maatregelen zijn gedocumenteerd.
Ziekteverzuim en werkomgeving
De algemene ontwikkeling en preventieve maatregelen zijn behandeld zonder onnodige persoonsgegevens.
Jaarverslag
Het jaarverslag vat vergaderingen, behandelde punten, besluiten, maatregelen en verdere prioriteiten samen.
Jaarlijkse herziening
De AMU-instructie en relevante HSE-procedures zijn doorgenomen en bijgewerkt.
VALDRES LANDBRUKSTJENESTER SA | Org.nr. 971 537 906
HSE
Instructie voor de arbeidsomstandighedencommissie
Pagina 5
Goedkeuring
Elektronische goedkeuring kan worden gedocumenteerd met notulen, een goedkeuringslog of een vergelijkbaar spoor.